ビジネス ツールとは

ビジネス ツールには、次のような種類があります。

• メール・オンライン会議
• ファイル共有
• チャット・タスク管理
• 会計・請求書作成
• 顧客・案件管理
• 勤怠・給与管理
• 業務データの一元管理

すべてを一度に導入するのではなく、現在負担になっている業務から選ぶことが重要です。

ビジネス ツールの料金・機能比較

料金は税抜きの公開価格を中心とした目安です。年払い、利用人数、追加機能、サポート内容によって総額が変わります。Google Workspace

ビジネス ツールを目的別に選ぶ

情報共有を改善したい

法人メール、ファイル共有、オンライン会議をまとめたい場合は、Google WorkspaceやMicrosoft 365が候補です。

すでにExcelやWordを多く使っている企業はMicrosoft 365、ブラウザ中心で共同編集したい企業はGoogle Workspaceを比較しやすいでしょう。

社内連絡を整理したい

メールでの確認漏れが多い場合は、Chatworkなどのビジネスチャットが役立ちます。

担当者と期限を設定できるため、口頭依頼や長いメールのやり取りを減らしやすくなります。

顧客・案件情報を管理したい

Excelファイルが部署ごとに分かれている場合は、kintoneで顧客、案件、在庫、問い合わせ情報をまとめる方法があります。

ただし、kintoneのライトコースは最低10ユーザーからの契約となるため、少人数企業は最低利用料金も確認しましょう。

会計業務を効率化したい

freee会計やマネーフォワード クラウドは、銀行口座やカード明細との連携、請求書作成、会計処理などに対応しています。

安いプランでは利用人数や機能が限定される場合があるため、従量課金を含めて比較してください。

ビジネス ツール導入の想定事例

従業員15名の小売会社が、メール、紙の請求書、複数のExcelファイルで業務を管理しているケースを考えます。

まずチャットとファイル共有を導入し、次に会計・請求業務をクラウド化します。その後、顧客情報や在庫管理をkintoneなどへ移行します。

段階的に導入すれば、従業員の操作負担を抑えながら効果を確認できます。

ビジネス ツール選びで確認するポイント

• 解決したい業務課題
• 初期費用と月額料金
• 最低契約人数
• ユーザー追加料金
• データ移行の方法
• スマートフォン対応
• 他サービスとの連携
• セキュリティ機能
• 解約時のデータ出力
• 無料体験や操作サポート

料金だけで選ぶと、必要な機能がオプションになり、総額が高くなる場合があります。

まとめ

ビジネス ツールを選ぶ際は、知名度よりも自社の課題、利用人数、必要機能、総費用を確認することが大切です。

まずは無料プランや無料体験を利用し、2～3種類のITツール・It ツールを比較してから本格導入を検討しましょう。

参考情報

https://workspace.google.com/intl/ja/

https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365/business/microsoft-365-business-basic

https://go.chatwork.com/ja/price/